לצד הידיעה שיש למצוא משרד לבית העסק, יש לא מעט סימני שאלה שיש לתת עליהם את הדעת, ולו כי משרד אחד שנכון עבור בית עסק מסוים, לא בהכרח יתאים לצרכים של בית עסק אחר, ועל כן במאמר זה נדון על שורת השיקולים שיש להציב רגע לפני קבלת ההחלטה.
ראשית מיקום ונגישות
דבר מרכזי שיש לבדוק כאשר מחפשים משרדים להשכרה הוא מיקום, למיקום ישנה השפעה ישירה על איכות התנהלות העסק, הן מהפן של הלקוחות והן מהפן של העובדים, ולו כי הן העובדים והן הלקוחות מחפשים אחר דרכי גישה יותר נוחים, תחבורה יותר יעילה וצירי תנועה יותר זורמים, ולו על מנת להגיע ביתר קלות ליעד. כמו כן, יש לקחת בחשבון שלבחירת מיקומים יש נדבכים נוספים שמושפעים, כגון גובה שכר הדירה וגובה המיסים העירוניים (הנוסחה היא פשוטה – מיקום יותר מרכזי מצריך תשלומים יותר גבוהים) ולבסוף נציין שאופי המיקום גם משפיע על מיצוב בית העסק, ולו ככול שבית העסק ממוקם באזור יותר נחשב, כך הוא באופן אוטומטי נחשב לעסק יותר מצליח – נקודה למחשבה.
איכות המבנה
ככול שהמבנה יהיה יותר חדש, מתוחזק ומרשים, כך הלקוחות יחושו שהם הגיעו לבית עסק יותר איכותי, וזאת כי ישנה השפעה ישירה לסביבה המידית על איכות הרושם הראשוני. כמו כן, גם אם בית העסק אינו מקבל לקוחות אין זו סיבה להזניח שיקול מעין זה, ולו כי אין לשכוח שגם העובדים מושפעים ממראה ונוחות הסביבה המידית, כלומר עובד שמגיע לסביבה יותר מטופחת יחוש יותר מוערך ואף שעליו יותר לשמור על מקום עבודתו, ועל כן הוא ייתן יותר מעצמו לטובת בית העסק.
חלוקה פנימית
לאופי החלוקה הפנימית ישנה חשיבות רבה הן מבחינת תפוקת העובדים ושביעות רצונם והן מבחינת האווירה הכללי שהמשרד משדר. אי לכך, על כל עסק לבחון את אופי חלוקת מתחמי העבודה, את אופי התאורה והמיזוג, את אופי הפרטיות לצד האינטראקציה הכללית וכדומה.
בחינה מקיפה
לפני כל השכרה יש להבין לעומק מה ההצעה כוללת. כך למשל יש לבחון כמה מקומות חנייה עומדים לרשות המשרד, והאם התשלום מכסה את הוצאות האבטחה, הטיפוח כללי, הניקיון החיצוני והפנימי, תחזוקה של אנשי מקצוע וכדומה.
שיתופי פעולה
לא רבים מייחסים לדבר חשיבות אבל משרד שממקום באזור תעסוקה עם הרבה מאוד עסקים חופפים, ניתן לייצר שיתופי פעולה בעלי אינטרסים משותפים, בנוסף הדבר יכול לסייע לייצר לקוחות חדשים המגיעים מענפים שונים.