זה קורה גם בבית אך בעיקר במשרד, הרגע הזה בו מבינים שהשולחן מלא במסמכים שהצטברו במהלך הזמן וההבנה שאי אפשר כבר לברוח מהם וחייבים למיין אותם, לזרוק את מה שלא צריך ולאחסן את מה שכן. יש מסמכים שיכולים להיות חשובים גם עוד זמן רב, כך לדוגמא אישור לתשלום דו"ח חנייה שעשוי לשמש אותנו כעדות בעוד כמה שנים אם הרשות המקומית תחייב אותנו פעם נוספת בטעות, והמסמכים הללו צריכים להישמר לא רק במקום בטוח אלא גם בכזה שניתן יהיה למצוא אותם בקלות בין מאות ואלפי המסמכים האחרים. הנה כמה פתרונות יעילים לאחסון מסמכים שיסייעו לנו לעשות קצת סדר בבלגן.
אחסון פיזי
אחסון פיזי של מסמכים דורש מכם קודם כל למיין אותם למסמכים שניתן לזרוק, כאלו שדורשים טיפול וכאלו שרק צריכים להישמר. לאחר שזרקנו את מה שלא צריך ושמנו במקום בולט את אלו שדורשים טיפול בהקדם, נצטרך למיין את המסמכים לשמירה ולאחסן אותם בהתאם. הדבר הנכון ביותר יהיה לקטלג אותם בהתאם לנושאים ולשים אותם בתיקיות ייעודיות, נושאים כמו: חשבונות בית, מסמכים רפואיים, ביטוחים, שונות, ואחרים, או לקטלג לפי שנים וחודשים. הרעיון הוא כמובן למיין אותם בצורה כזו שניתן יהיה לאתר מסמך ספציפי תוך זמן קצר.
שמירה נאותה
את המסמכים שאנו שומרים אנו צריכים להכניס לתוך קלסרים קשיחים שהסיכוי שייפגעו יהיה נמוך יותר, ולהניח במקום יבש ונקי בכדי שהמסמכים הללו יחזיקו מעמד כמה שיותר שנים.
מה לא לעשות?
- לא לצבור מסמכים – כולנו מכירים את תופעת הדחיינות, ובנוגע למסמכים זה: "נניח אותם בסל המסמכים ונטפל בהם מתי שהוא". אסור לדחות את המטלה הזו ואסור לצבור מסמכים! כשצריך כבר למיין וכשיש כמות גדולה עושים את זה בצורה פחות טובה ועלולים לאבד מסמכים חשובים.
- לא לזרוק במגירה – עוד נטייה של רבים מאתנו – לזרוק מסמכים במגירה ספציפית. כשלא רואים את המסמכים לא מטפלים בהם ומתי שהוא המגירה תתמלא כך שנהיה חייבים לעשות סדר.
הפתרון היעיל ביותר לאחסון מסמכים – אחסון דיגיטלי
היום בעידן המודרני בו לכל אחד יש מחשב, סמארטפון ותיבת מייל אין שום סיבה לשמור מסמכים באופן פיזי. הם תופסים מקום רב, הם דורשים ניקיון סביבם בשביל לשמור עליהם, הם עלולים להיפגע בדרכים שונות וקשה לאתר מסמכים ספציפיים בעת הצורך. הפתרון היעיל ביותר יהיה אחסון דיגיטלי, וזה אומר אומנם סריקה של המסמכים הקיימים אך התמורה תהיה גבוהה – ברגע שנצטרך מסמך ספציפי נמצא אותו במהירות ובקלות במספר קליקים.
איפה לאחסן?
יש פתרונות אחסון בענן של חברות כמו גוגל, דרופבוקס, מייקרוסופט ואחרות שמאפשרות לכל אחד לקבל שטח אחסון אצלם, אם בחינם ואם בתשלום. סריקה של המסמכים ושמירה שלהם בענן תהיה הנכונה והבטוחה ביותר כמו גם הנוחה ביותר והגישה אליהם תהיה מכל מכשיר שמחובר לאינטרנט