השימוש בשירותי תמלול נעשה בעיקר על ידי שעוסקים בחקירה בעיקר חוקרים בחברות ביטוח וחוקרים פרטיים. חוקרים אלו לפעמים נמצאים בסיטואציות בהן ההקלטה אינה נגלית לעין ויש צורך אחר לתמלל את ההקלטה על מנת להגיש אותה כתובה וכהוכחה לגורם שהזמין את החקירה. יש מצבים שההקלטה היא גלויה לעין והמוקלט יודע שמקליטים אותו ועדיין יש צורך להשתמש בשירותי תמלול כדי להגיש הוכחות ועדות כתובות כחלק מתביעה וחקירה. שירותי תמלול הם כלי חשוב במערכת המשפט.
לא רק חוקרים
היום גם במקומות אחרים משתמשים בהקלטות ולאחר מכן בשירותי תמלול. יש כיום חברות שמעדיפות להקליט את ישיבות הנהלה או ישיבות הדירקטוריון שלהם ולאחר מכן להעביר את ההקלטות לתמלול הישיבות. לעיתים שירותי תמלול נדרשים בבתי משפט, בפגישות בוררות, שימועים או אפילו ללומדים באוניברסיטאות, מכללות או לימודים אחרים אשר הלומדים בהם אינם מעוניינים לכתוב את השיעורים או ההרצאות אלא להשתמש בשירותי הקלטה ואחר כך לפנות לשירותי תמלול בכדי לקבל את אותם שיעורים כתובים.
אפשר לתמלל גם חוזים
בשעת חתימה על חוזה לפעמים עולות נקודות הנדונות בעל פה המאירות דברים שאולי לא היו כתובים בחוזה או שאחד החותמים מסב את תשומת לב הצד השני לפירושים או דברים נוספים המשתמעים מן החוזה. לכן במקרים רבים אנשים החותמים על חוזה מקליטים את מעמד חתימה על החוזה ומחפשים שירותי תמלול כדי באמת להנציח ולכתוב כל דבר שהיה קשור ונאמר במעמד חתימת החוזה.
מקצועיות ואיכות
מי משתמש בשירותי תמלול יודע כי זה לא מספיק שיהיה מישהו שיודע להקליד את ההקלטות, לעבודת התמלול דרוש קלדנים מיומנים ומקצועיים אשר יערכו את התמלול במהירות וגם כאלו שיש להם ידע ומושג בתחום בו ההקלטה מתבצעת. בדרך כלל הידע הוא בעולם המשפט והחקירות. כך קלדן תמלול שהוא מיומן, מקצועי ובעל ידע על נושא החקירה, הפגישה או הישיבה. כך לא יהיה בלבול בהקלדת המונחים והמושגים המקצועיים והרלוונטיים לנושא ההקלטה. יש חשיבות מיוחדת למקצועיות זה במיוחד שמרבית התמלולים מוגשים ברובם לבתי משפט ונחוצים כדי להגיע להחלטות משפטיות או החלטות מכריעות אחרות.