אין ספק כי אחד החוקים הבסיסיים והחשובים ביותר בכל בית עסק הוא שמירה על סודיות. בין אם מדובר בסודיות על דרך פעילות העסק, ובין אם מדובר בשמירה על סודיות עבור לקוחות העסק. בעבר היה ניתן לראות פעמים רבות כיצד הסודיות הזו נפגעת בקלות בעת חשיפה של מסמכים שונים, אפילו כאלו שהושלכו לאשפה אך הוצאו משם על ידי גורם סקרן במיוחד. לכן, בתי עסק רבים כיום בוחרים לעשות שימוש בכלי חשוב הנקרא מגרסה משרדית. למעשה, מגרסות למשרד מאפשרות השמדה סופית של מסמכים ומבטיחות כי לא תהיה אפשרות לשחזר אותם בעתיד על ידי גורמים לא רצויים.
מדוע לגרוס מסמכים ?
ישנן סיבות רבות לשימוש באותן מגרסות למשרד לגריסה של משרדים. בין הסיבות העיקריות בהן רואים שימוש באותן מגרסות מקצועיות למשרד ניתן למצוא:
- שמירה על מידע רגיש וסודי חברה או ארגון.
- שמירה על מידע סודי של אדם פרטי (פרטי חשבונות בנק, כרטיסי אשראי וכדומה).
- שמירה על פרטים סודיים של לקוחות כמו מספרי כרטיס אשראי, צ'קים פתוחים שלא נעשה בהם שימוש וכדומה.
- אבטחה של מידע חשוב וסודי.
- ועוד…
שלל הסיבות הללו הפכו את המגרסות לפופולאריות מאוד וניתן לראות בהן שימוש כמעט בכל בית עסק.
כיצד לבחור את המגרסה המתאימה לי ביותר ?
כאשר אנו מגיעים לבחור מגרסות למשרד עלינו לבחון את הדגמים השונים בהתאם לצרכים האישיים שלנו. עלינו לדעת פרטים שונים אשר יאפשרו לנו לבצע את הרכישה בצורה נכונה. לכן, אם אנחנו מבצעים רכישה של מגרסות איכותיות למשרד עבור אדם אחר (כמו הבוס, חבר או כל אדם דומה) ולא לשימוש פרטי שלנו, עלינו לקבל ממנו את הפרטים הללו לפני ביצוע הרכישה.
יש לבחון פרטים כמו רמת הסודיות הדרושה, תדירות השימוש במגרסה, רמת הדפים המקסימלית שניתן לגרוס מבלי לרוקן את המיכל, מספר העובדים שיעשו בה שימוש, התקציב הנתון לרכישה ועוד. חישוב של כל הפרטים הללו יאפשר לנו לבחור מגרסה בצורה נכונה – כזו שתתאים לנו ולצרכים שלנו באופן הטוב ביותר.
האם לרכוש מגרסה אחת גדולה או אישית לכל עובד ?
שאלת השאלות שנתקלים בה עסקים רבים לפני רכישת מגרסה משרדית היא האם לרכוש מגרסה גדולה לשימוש כללי או אחת קטנה לכל עובד. כמובן, התשובה לכך תלויה בגודל העסק ובכמות המסמכים שהוא גורס. אם מדובר בעסק בעל נתונים סודיים רבים ייתכן ועדיף לבחור במגרסה אישית לכל עובד.