איך מנהלים עסק באמצעות תוכנה

תוכנות המחשב, הופכות כלי שנהיה יותר ויותר משמעותי בניהול העסק. התוכנות, מכילות כלים חשובים, עבור כל מנהל עסק. אילו כלים? שירותי הנהלת חשבונות, שירותים משרדיים, מערכת לניהול לידים, מערכת סליקה, ועוד. 

 

• שירות הנהלת חשבונות.

 

כל עסק מחויב לבצע הנהלת חשבונות. לפעמים, אפשר לחסוך כסף, ולהזין לבד נתונים בהנהלת חשבונות. פעמים רבות, תוכנות להנהלת חשבונות, יהיו כלולים בתוך חבילת תוכנה לניהול עסקים. לכן, כאשר אתם בוחרים תוכנה לניהול עסק, חשוב שתוודאו שיש בה ממשק להנהלת חשבונות, ושאתם יכולים לדעת להשתמש בממשק זה לבד. 

 

• התוכנה- היא המשרד של העסק.

 

בעסקים רבים, התוכנות לניהול העסק, הם המשרד. בתוכנה, יש מנגנון אוטומטי השולח תזכורות במייל ובסמס. אפשרות ליצירת אירועים, ומתן תזכורות. בתוכנות יש יומן, איתו קובעים פגישות. 

חשוב לוודא שיש סנכרון יומנים- כאשר רוכשים תוכנה לניהול עסק המכילה יומן, חשוב לוודא, שהיומן בתוכנה, מסונכרן עם היומנים של גוגל, ועם היומנים בדף הפייסבוק. וכך, מופיע ביומן בתוכנה, כל תור שגולשים אחרים קובעים בפיסבוק, או דרך האתר. 

האם התוכנה מכילה מוקד טלפוני? תוכנות משוכללות לניהול עסק, מכילות מרכזייה טלפונית. 

חשוב שהתוכנה תכיל מערכת סליקה- כל עסק כיום, חייב מערכת סליקה ממוחשבת. רכיב זה, מצוי בכל התוכנות לניהול עסק. 

 

• עושים סדר בעסק.

 

אחד מהיתרונות של תוכנה לניהול עסק, הוא האפשרות לעשות סדר בעסק. כלומר- להכין רשימה מדויקת של כל לקוח, שכוללת מידע על הסטטוס של הלקוח. בנוסף, אפשר להקים בתוכנה רשימה מדויקת של ספקים, ותיאור של כל ספק. 

מיון לקוחות- התוכנות, מאפשרות למיין את הרשימות של הלקוחות, לפי קטגוריות שונות. 

עושים סדר במלאי- אחד מהקשיים של ניהול עסק, הוא ניהול המלאי. חשוב מאוד, שתהיה תכנה מסודרת, בה מעדכנים כל שינוי במלאי. 

 

• מערכת ליצור וניהול לידים.

 

כאשר אתם בוחרים תוכנה לניהול עסק, בררו, האם יש בתוכנה מנגנון לייצור לידים. מה הכוונה? ייצור ליד, נעשה על ידי שתילת טופס "צור קשר" באתר, או על ידי יצירת באנר עם טופס. כאשר גולש ממלא את פרטיו, הנתונים מוזנים לתוך מערכת מיוחדת, הנקראת "מערכת לידים". במערכת זו, ניתן גם ליצור שדות, בהם מזינים את הסטטוס של הליד.

• ניהול עובדים.

עסק שמתנהג טוב, הוא עסק שמנהל היטב את העובדים. תוכנה רצינית לניהול עסק, כוללת מערך שלם של ניהול עובדים. החל משעון נוכחות של כל עובד, ועד רישום מדויק של המשימות. 

 

 

• התוכנות לניהול עסק מתבססות על מערכת CRM.

 

כאשר אתם בוחרים תוכנה לניהול עסק, עליכם לדעת שהמשותף בין התוכנות השונות, הוא שהן מתבססות על מערכת CRM. לתוך המערכת, מזינים את כל המידע הקשור לעסק.

המומלץ ביותר- מערכת CRM בהתאמה אישית לעסק! ישנם חברות רבות, ותוכנות רבות, המתבססות על מערכת CRM. אולם, המומלצות ביותר- הן מערכות הבנויות לפי בקשות הלקוח, ומתוך התאמה לצרכיו. מערכות שמאופיינות לפי צרכי העסק.  

חשוב מאוד שהתוכנה תהיה מבוססת ענן! לא מספיק, שממשק התוכנה יהיה מבוסס על CRM. חשוב, שהתוכנה תהיה מבוססת ענן. כל החומר בתוכנה, יישמר בענן. ומומלץ מאוד, שיהיה גישה לתוכנה דרך הסמארטפון. כך, שמנהל העסק, יוכל גם בעת חופשה בארץ ובחו"ל, להתחבר לתוכנה, ולראות האם העובדים הגיעו, האם נכנסו לידים, והאם נכנס כסף דרך מערכת הסליקה.