דברים שכדאי לדעת בנוגע לחשבוניות דיגיטליות

כל עסק שפועל במדינת ישראל חייב לתת ביטוי לעסקאות השונות בספרי העסק. מלבד רישום בספרי העסק, מחויב בעל העסק או אחד העובדים להוציא מסמך שמתאר את העסקה. המסמך הנפוץ ביותר נקרא חשבונית מס וכמו הרבה דברים אחרים, גם לכאן הגיעה הבשורה הדיגיטלית. אלה הדברים  החשובים שכדאי לכם לדעת בנושא. 

איך מפיקים את החשבונית הזאת?

כדי להפיק חשבונית דיגיטלית יש צורך להירשם לקבלת השירות. ההרשמה, ממש כמו ההפקה של המסמך הזה, נעשית אונליין. מדובר בפעולה קצרה ביותר ממש כמו כל רישום לאתר חדש או הורדת אפליקציה. 

אפשר להדפיס אבל עדיף שלא 

כל חשבונית מהסוג הדיגיטלי אפשר להדפיס, אבל בעצם עדיף שלא. המצב האידיאלי הוא לוותר על צורך בהדפסות, דיו, בזבוז נייר וכדומה. לצורך שליחת המסמך כל מה שצריך זה את המייל של הלקוח. את המסמך שולחים אוטומטית למייל שעודכן וזה הכל. לכן מדובר בשיטה כל כך מהירה, נוחה ומשתלמת. אם הלקוח רוצה מסמך כתוב, ניתן להדפיס במקום או להציע ללקוח שידפיס את המסמך במדפסת הביתית או העסקית שלו. 

אין שום צורך בתוכנה

לצורך ההפקה יש צורך להתחבר לשירות ולהכניס את הסיסמא האישית. אין שום צורך בכל שלב שהוא לרכוש או להוריד תוכנה כזאת או אחרת. אפשר להשתמש בחיבור מקוון למחשב, ניתן להתחבר באמצעות טאבלט או אפילו סמרטפון. במילים אחרות, אין שום צורך לרכוש ציוד מיוחד מעבר למה שיש לכם כבר כיום. 

איך חותמים על חשבונית דיגיטלית?

החשבונית הדיגיטלית דומה באופן עקרוני ואפילו באופן צורני לכל חשבונית אחרת. אולם, מכיוון שמדובר במסמך דיגיטלי, הרי שאין אפשרות פיזית לחתום על המסמך בעט. הפתרון התקבל על ידי תחליף חתימה שנקרא "חתימה דיגיטלית". המערכת המורשית מתעדת כל חשבונית או כל מסמך אחר שמפיקים. לאחר ההפקה לא ניתן למחוק מסמך והוא נשמר באותה מערכת. החתימה הדיגיטלית היא בעצם אישור רשמי לכך שהמסמך כבר הופק ונשמר. 

מה קורה אם מפיקים חשבונית בטעות?

אם מפיקים את החשבונית הדיגיטלית בטעות או שעסקה בוטלה לאחר מכן, אין בעיה לפתור את המצב הזה. כל מה שצריך לעשות זה להפיק מסמך חדש שבו מתעדים את ביטול העסקה. הדבר העיקרי שצריך להבין זה שגם הכנת המסמך המקורי וגם הביטול צריכים לבוא לידי ביטוי במערכת הדיגיטלית. 

מתאים לעוסקים ולעסקים מכל הסוגים 

עוסקים מורשים או חברה בע"מ נדרשים למסור או להנפיק חשבונית מס בכל עסקה או בכל מתן שירות. אולם מערכת להפקת חשבוניות דיגיטליות, שמתאימה לעסקים מהסוג הזה, מתאימה גם לעסקים כגון עוסק פטור (לרוב – עסק קטן או פרילנסר). במקרים כאלה, המערכת מפיקה קבלה במקום חשבונית מס. ולסיום, כדאי לדעת שכל מה שתיארנו עד כה נעשה באישור רשמי של רשות המיסים. 

 

כתיבת תגובה